เทคนิคการกรอกใบสมัครงาน

ที่มา : www.jobaa.comm

ข้อผิดพลาดในการเขียนใบสมัครงาน
   เป็นที่น่าเสียดายว่า ในปัจจุบันผู้สมัครงาน จำนวนมากยังไม่ให้ความสำคัญในการเขียนใบสมัคร หรือไม่ปฏิบัติตามข้อแนะนำที่กำหนดไว้ในใบสมัคร ทำให้พลาดโอกาสสูญเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการสมัครงานไปโดยเปล่าประโยชน์ จึงขอกล่าวถึงข้อผิดพลาดในการกรอกใบสมัครงานที่ทำให้ผู้สมัครต้องพลาดโอกาสที่จะได้รับการพิจารณาเข้าสัมภาษณ์หรือรับเข้าทำงาน ดังนี้

          1. ลายมือของผู้สมัครงาน
ลายมือของผู้สมัครงานสามารถบ่งบอกถึงหลายสิ่งหลายอย่างที่เกี่ยวกับผู้สมัครงาน  เช่น  ความรักสวยรักงาม ความเป็นระเบียบเรียบร้อย ฯลฯ ซึ่งในข้อนี้บริษัทมิได้พิจารณาว่าลายมือของผู้สมัครงานสวยหรือไม่ แต่จะพิจารณาว่าลายมือของผู้สมัครงานนั้นคนทั่วไปสามารถอ่านออกหรือไม่  ข้อแนะนำสำหรับเรื่องลายมือในการกรอกใบสมัครก็คือ ลายมือไม่จำเป็นต้องสวย หรือ ตัวบรรจง แต่ ขอให้เขียนให้อ่านง่าย ๆ  เป็นระเบียบเว้นวรรคตอนให้ถูกต้องก็ใช้ได้ และที่สำคัญอย่าใช้เวลาในการกรอกใบสมัครนานเกินไป

          2. การกรอกข้อมูล ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่ เกิดจาก

          - การกรอกข้อมูลไม่ครบถ้วนตามที่ใบสมัครกำหนด
          - การกรอกข้อมูลผิดพลาดจากจุดประสงค์ที่ใบสมัครต้องการทราบ
          - การกรอกข้อมูลหรือเขียนข้อความผิด ๆ หรือมีการแก้ไขมาก

          - กรณีการกรอกข้อมูลไม่ครบถ้วนนั้น  โดยทั่วไปใบสมัครของบริษัทเกือบทุกแห่งมักมีข้อความที่ว่า"โปรดกรอกข้อความให้ครบถ้วน"  แต่ในบางครั้งผู้สมัครงานนั้นไม่มีข้อมูลที่จะให้ในข้อนั้น ๆ เช่นข้อมูลเกี่ยวกับสถานะทางทหาร ผู้สมัครงานที่เป็นสตรีก็คงไม่มีข้อมูลนี้ให้กรอก หรือสถานะทางครอบครัว เกี่ยวกับคู่สมรสซึ่งบางคนยังโสด เป็นต้น  วิธีการแก้ไขข้อผิดพลาดข้อนี้ก็คือข้อความใดในใบสมัครที่ผู้สมัครงานไม่มีข้อมูลจะให้ก็ควรเขียนเครื่องหมาย (-) ไว้ในช่องว่างนั้น  เพื่อเป็นข้อบ่งชี้ให้เห็นว่าไม่ได้ ลืมเติม แต่ไม่มีข้อมูล ลักษณะนี้ก็เป็นการสื่อให้เห็นว่าผู้สมัครไม่ใช่คนประมาทเลินล่อและไม่มีเจตนาที่จะปกปิดข้อมูล

          - ขอย้ำว่าการกรอกข้อมูลในใบสมัครงานไม่ครบถ้วนนั้น  นอกจากผู้คัดเลือกจะเกิดทัศนคติที่ไม่ดีกับผู้สมัครแล้ว ยังทำให้ผู้สมัครงานพลาดโอกาสอีกด้วย เช่นข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการศึกษา ผู้สมัครมักกรอกข้อมูลเฉพาะการศึกษาในช่วงก่อนการเข้าทำงานเท่านั้น  แต่หารู้ไม่ว่าข้อมูลของการศึกษาใน เบื้องต้นก็มีส่วนทำให้ผู้สมัครงานมีโอกาสได้งานทำมากขึ้น เช่น  บังเอิญจบจากสถานศึกษาที่ผู้สัมภาษณ์หรือผู้คัดเลือกเคยศึกษามาก่อนก็จะทำให้รู้สึกว่าผู้สมัครงานรายนี้เป็นพรรคพวกหรือเกิดทัศนคติที่ดี ทั้ง ๆ ที่ยังไม่เห็นผู้สมัครงานเลยก็ได้ แต่ถ้าผู้สมัครงานกรอกข้อมูลตกหล่นในส่วนที่เป็นสาระ สำคัญแล้ว โอกาสที่จะได้รับการพิจารณาก็แทบจะหมดไปเลย

          - กรณีการกรอกข้อมูลผิดพลาดจากวัตถุประสงค์ของใบสมัคร การผิดพลาดเช่นนี้เป็นการผิดพลาดที่ทำให้เกิดการสื่อสารผิดเพี้ยนจากเจตนารมณ์ของผู้ต้องการข้อมูลและผู้ให้ข้อมูล บางครั้งก็ มองดูเป็นเรื่องตลกไป แต่บางครั้งก็ก่อให้เกิดความเสียหายแก่ผู้สมัครงานได้

          - ตัวอย่างเช่น ในใบสมัครมีข้อความให้กรอกเกี่ยวกับสถานที่เกิดของผู้สมัครงาน โดยเขียนว่า สถานที่เกิด…ผู้สมัครก็กรอกข้อมูลว่า"ที่บ้าน"หรือ"โรงพยาบาล" ซึ่งถ้าดูโดยผิวเผินก็น่าจะไม่มีอะไร ผิดพลาด แต่แท้ที่จริงแล้ว บริษัทนั้นต้องการทราบว่า"เกิดที่จังหวัดอะไร" ครั้นผู้พิจารณาคัดเลือกเขา เห็นผู้สมัครกรอกข้อความว่า"ที่บ้าน" หรือ"โรงพยาบาล" ก็เลยทำให้คิดไปว่าอีกหน่อยก็คงมีคนกรอก ข้อความว่า"บนทางด่วน" "บนรถแท็กซี่" หรือ"บนเครื่องบิน" เพราะมารดาของผู้สมัครงานเดินทาง ไปโรงพยาบาลไม่ทัน  บริษัทอาจมองว่าผู้สมัครงานนั้นไม่มีสามัญสำนึกและยิ่งผู้สมัครงานนั้นมีการ ศึกษาถึงระดับปริญญาตรี หรือปริญญาโทแล้ว แต่ยังกรอกใบสมัครเช่นนั้นจะให้ผู้คัดเลือกหรือผู้สัมภาษณ์พิจารณาผู้สมัครงานนั้นเป็นเช่นใด  เพราะข้อมูลเหล่านั้นไม่ได้เอื้อประโยชน์อะไรเลย

          - ตัวอย่างอีกแบบหนึ่งคือ การกรอกข้อมูลความรู้ความสามารถพิเศษผู้สมัครงานบางคนก็กรอก เล่นดนตรีไทย เป็นนักกีฬาฟุตบอล ขับรถยนต์ได้ เป็นต้น การกรอกข้อมูลในลักษณะนี้ก็คงไม่ได้เอื้อประโยชน์ต่อการทำงานเท่าใดนัก แต่ก็ไม่เกิดผลเสียหายต่อการพิจารณาของผู้คัดเลือกผู้สมัครงาน เช่นกัน ตัวอย่างเช่น ใบสมัครงานของผู้สมัครงานรายหนึ่งซึ่งจบนิติศาสตร์ เขากรอกข้อความในส่วนของความรู้ความสามารถพิเศษว่า พิมพ์ดีดได้ ใช้เครื่องโทรสารได้  การกรอกข้อมูล ลักษณะนี้แม้ว่าจะเป็นความจริง แต่ก็ไม่ถือว่าเป็นความสามารถพิเศษที่จะนำมาอวดอ้างได้ ไม่สมกับภูมิความรู้ของผู้ที่ได้รับการศึกษามาขนาดนี้  เพราะการใช้เครื่องโทรสารนี้เด็กจบประถมศึกษาปีที่ 6 หากนายจ้างฝึกวิธีใช้เพียง 3 ครั้ง เขาก็ทำได้คล่องแคล่วแล้ว หากผู้สมัครงานที่มีคุณวุฒิการศึกษาสูง แต่เขียนความรู้ความสามารถพิเศษเช่นนี้ก็อาจถูกมองว่าเป็นคนที่ไม่สามารถแยกแยะว่าอะไรเหมาะสมหรือไม่เหมาะสม หรือมีมาตรฐานในการทำงานที่ต่ำ ในทางตรงกันข้าม ถ้าผู้สมัครงานจบการศึกษาที่ต่ำ แต่สามารถใช้อุปกรณ์สำนักงานได้ถือว่ามีความสามารถพิเศษได้

          -แนวทางแก้ไขในเรื่องนี้ก็คือการกรอกข้อมูลในหัวข้อใดที่ผู้สมัครงานอ่านแล้วไม่เข้าใจหรือไม่แน่ใจว่าต้องการให้กรอกข้อความว่าอย่างไร  ขอให้ผู้สมัครงานสอบถามเจ้าหน้าที่ที่ทำหน้าที่ในการรับสมัคร ขอให้พิจารณากรอกเฉพาะข้อมูลที่เห็นว่าสมกับภูมิความรู้ จะทำให้ดูเป็นผู้มีความฉลาดและ ไหวพริบ

          - การเขียนข้อความผิด ๆ กรณีนี้มองเป็นเรื่องเล็กๆ น้อย ๆ แต่ก็อาจก่อให้เกิดผลเสียที่ร้ายแรง และแสดงให้เห็นว่าผู้สมัครงานนั้นเป็นผู้ที่ขาดความละเอียดรอบคอบและยิ่งมีข้อผิดพลาดที่ไม่ได้รับการแก้ไขก่อนส่งใบสมัครด้วยแล้ว ใบสมัครงานนั้นก็จะถูกคัดออกไปทันทีเพราะในทรรศนะของผู้คัดเลือกบุคคลเข้าทำงานจะถือว่าใบสมัครงานคือตัวแทนของผู้สมัครงาน ถ้าผู้สมัครงานไม่สนใจและไม่เอาใจใส่ในการกรอกข้อมูลให้ถูกต้องครบถ้วนแล้วก็เป็นเรื่องของผู้สมัครงานที่จะต้องรับผิดชอบเอง และคงไม่มีบริษัทใดให้โอกาสแก่ผู้สมัครงานได้กลับไปเขียนใบสมัครงานใหม่เพราะบริษัทคงไม่ต้องการรับคนทำงานที่ทำงานบกพร่อง ผิดพลาดจนต้องแก้ไขบ่อยๆ ซึ่งจะส่งผลเสียต่อการทำงานของ เพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชา

           - วิธีป้องกันสำหรับข้อนี้ก็คือ ต้องหัดเขียนหนังสือให้ชัดเจน และอ่านข้อความให้เข้าใจอย่างถ่องแท้ก่อนจึงค่อยคิดและกรอกใบสมัครงาน  ถ้าไม่แน่ใจให้ใช้ดินสอร่างก่อนและทบทวนอีกครั้งก่อนจะ เขียนด้วยปากกา การทำเช่นนี้จะช่วยให้สามารถลดข้อผิดพลาดลงได้บ้าง
      ที่มา : http://www.doe.go.th

ข้อระวังในการกรอกสมัครงาน
           บันไดขั้นแรก ๆ ที่จะนำไปสู่การมีงานทำก็คือใบสมัครงานนี่แหละ ถ้ารู้จักวิธีที่ถูกต้องในการกรอกใบสมัครงาน รวมทั้งให้ข้อมูลให้เป็นประโยชน์มากที่สุด จะทำให้มีโอกาสมากในการผ่านการคัดเลือกในรอบแรก ได้เข้าไปสู่รอบต่อไป จนกระทั่งได้งานทำ  มีใบสมัครจำนวนไม่น้อยที่ถูกคัดออก เพราะไม่ผ่านเกณฑ์การพิจารณา ถ้าการไม่ผ่านเกณฑ์นี้เป็นเพราะขาดคุณสมบัติเหมาะสมก็เป็นสิ่งที่ต้องยอมรับ แต่ถ้าถูกคัดออกทั้ง ๆ ที่มีคุณสมบัติเหมะสม แต่การกรอกใบสมัครไม่ได้ให้รายละเอียดอย่างชัดเจนครบถ้วน หรือเป็นเพราะลายมืออ่านยากจนกระทั่งผู้ที่พิจารณาใบสมัครไม่เข้าใจ หรือแปลความผิด อย่างนี้น่าเสียดายมาก
เพื่อไม่ให้พลาดการพิจารณา  การกรอกใบสมัครงานจึงต้องให้ความสำคัญ และระมัดระวังในเรื่องต่อไปนี้

ลายมือ

          ถ้าเป็นการสมัครงานทางจดหมายคงหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้เพราะใช้พิมพ์ดีดหรือคอมพิวเตอร์แทนลายมือได้ แต่สำหรับการกรอกใบสมัครงานด้วยลายมือ ไม่มีโอกาสเลี่ยงได้ ยกเว้นในบริษัทบางแห่งที่ให้กรอกใบสมัครโดยการป้อนข้อมูลในคอมพิวเตอร์

ข้อที่ต้องระวังในเรื่องลายมือ คือ
         - ต้องเขียนให้อ่านง่าย บางคนลายมือสวยแต่อ่านยาก เช่น  เขียนตัวหนังสือเล่นหาง  ดูผิวเผินรู้สึกว่าสวยแต่เมื่อตั้งใจอ่าน บางคำจะอ่านไม่ออก บางคนลายมือไม่สวยแต่อ่านได้ง่าย อย่างนี้ดีกว่าในการกรอกใบสมัคร
         - ตั้งใจเขียน คนที่ตั้งใจเขียนใบสมัครแสดงถึงความจริงจังในการมาสมัครงาน และแสดงว่าเป็นคนปราณีต                 มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยในการทำงาน
         - เวลากรอกใบสมัคร ไม่ต้องรีบจนเกินไป เนื่องจากการรีบเร่งทำให้เขียนผิด ต้องมีการขูดฆ่าขีดลบจึงทำให้ใบสมัครไม่เรียบร้อย ดูเป็นการไม่ตั้งใจในการสมัครงาน

ความละเอียดรอบคอบ

         การให้ข้อมูลที่ผิดพลาดในใบสมัครทำให้เสียโอกาสที่จะได้ทำงาน จึงต้องระมัดระวังทำความเข้าใจ
คำสั่งก่อน โดยทั่วไปเมื่อได้แบบฟอร์มมามักจะกรอกข้อมูลไปทันที ตั้งแต่ช่องแรกของหน้าแรก โดยไม่ได้ดูแบบฟอร์มนั้น ให้หมดเสียก่อน ใบสมัครบางแห่ง มีข้อความระบุไว้ในตอนต้นใบสมัครว่า  หากใช้ภาษาอังกฤษได้ขอให้เขียน       ด้วยภาษาอังกฤษแทน ก็มักพบเสมอว่ามีเขียนด้วยภาษาไทยไปก่อน  เมื่ออ่านเจอคำสั่งจึงขีดฆ่าภาษาไทยและเขียนภาษาอังกฤษแทน  ในช่องประวัติการศึกษา หรือประวัติการทำงาน  ก็เป็นอีกตอนหนึ่งซึ่งผู้สมัครที่ขาดความละเอียดในการทำความเข้าใจคำสั่งจะทำผิดเสมอ บางบริษัทกำหนดว่าให้เริ่มจากหลังสุดก่อน ถ้าเป็นการศึกษาก็คือเริ่มจากสถานศึกษาล่าสุดก่อน แล้วย้อนขึ้นไปตามลำดับจนกระทั่งถึงแห่งแรก บางบริษัทกำหนด ให้เริ่มจากแห่งแรกมาจนถึงปัจจุบันหรือล่าสุด เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จแล้วขอให้ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง แม้ว่าจะมีความผิดพลาดในการกรอกใบสมัคร แต่ถ้าตรวจดี ๆ  ก็จะพบและแก้ไขได้ก่อนที่จะส่งใบสมัคร

พยายามให้ข้อมูลให้มากที่สุด

        การสัมภาษณ์ เป็นโอกาสดีที่จะแสดงความสามารถหรือให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการพิจารณาความเหมาะสมของผู้สมัคร แต่ก่อนที่จะมีการสัมภาษณ์ ใบสมัครจะเป็นด่านแรก หากให้ข้อมูลที่ไม่เพียงพอหรือไม่เสนอข้อมูลที่น่าสนใจ ด่านแรกก็คงจะผ่านไปไม่ได้  บางคนไม่ค่อยชอบเขียน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่จบในด้านวิทยาศาสตร์ทั้งหลาย ดังนั้นใบสมัครจึงค่อนข้างว่าง ส่วนของช่องการศึกษาที่ให้กรอกข้อมูลว่าจบการศึกษา วุฒิอะไร และจบจากสถาบันไหน มีคนหนึ่งเขียนเพียงว่า ตรี สั้น ๆ  เพียงคำเดียวเท่านี้และไม่บอกชื่อสถาบันที่จบมาด้วย                          
ผู้สมัครบางคน แม้ว่ามีคุณสมบัติบางข้อไม่ตรงตามกำหนดไว้ แต่ด้วยการจัดทำเอกสารประกอบ สมัคร       อย่างดี มีข้อมูลที่น่าสนใจ และมีความตั้งใจทำอย่างพิถีพิถัน ก็ทำให้ได้รับการพิจารณาเรียกมาสัมภาษณ์ ส่วนบางคนค่อนข้างแน่ใจว่ามีข้อดีจุดเด่นมากกว่าเพื่อน ๆ ร่วมรุ่น แต่กลับไม่ได้รับโอกาสเรียกไปสัมภาษณ์ หรือทดสอบ สาเหตุอาจจะมาจากข้อผิดพลาดในการกรอกใบสมัครก็เป็นได้
ข้อควรระวังต่อไปนี้ นอกจากพยายามหลีกเลี่ยงแล้ว ถ้าใช้ก็จะเป็นการสร้างโอกาสให้กับตัวเองอีกด้วย

บุคลิกภาพในวันสมัคร

        ความสำคัญของใบสมัครมิใช่อยู่ที่ข้อมูล เอกสารในใบสมัครงานเท่านั้น หากแต่ยังรวมถึงสิ่งที่ผู้สมัครทำในวันที่มากรอกใบสมัครด้วยดังนี้ การเอาใจใส่ในความสะอาดเรียบร้อยของตนเอง เป็นข้อที่ได้เปรียบในการสร้าง ความรู้สึกที่ดีของผู้พบเห็น

- การแต่งกาย

        แม้จะเป็นแค่การสมัคร แต่การแต่งกายให้สุภาพเรียบร้อย เหมาะสมกับกาลเทศะ ก็เป็นสิ่งสำคัญด้วย เนื่องจากการแต่งกายที่เสริมบุคลิกให้ดูดี และสอดคล้องกับงานที่จะทำ จะเป็นจุดเด่นที่เพิ่มโอกาสในการได้งานทำ

- อากัปกิริยา

         การแสดงออกของผู้สมัครตั้งแต่ปรากฏตัวจนยื่นใบสมัคร จะอยู่ในสายตาของเจ้าหน้าที่บุคคลโดยตลอดการแสดงความไม่สุภาพต่อเจ้าหน้าที่บุคคล ทั้งด้วยคำพูดและกิริยาท่าทาง แม้ว่าผู้ที่รับสมัครจะไม่ได้เป็นผู้พิจารณาคัดเลือกก็ตาม แต่ถ้าใบสมัครหายโดยเจตนา ก็หมดโอกาสเช่นกัน

- การพูดจา
          เรื่องการพูดนี้พิจารณาได้ทั้งประเด็น ความถูกต้องชัดเจนในการพูด และการพูดจาที่สุภาพไพเราะ

ความพร้อม

          คือพร้อมในสิ่งที่จำเป็นต้องใช้และสิ่งที่ต้องรู้ ผู้สมัครบางคนเอกสารหลักฐานไม่ครบ บางคนอุปกรณ์เครื่องเขียนที่จำเป็นก็ไม่ได้เตรียมมาจึงต้องรบกวนขอยืมจากผู้รับสมัคร บางคนขอยืมแล้วลืมหรือตั้งใจนำไปเป็นของที่ระลึกก็ไม่รู้ แต่ที่แน่ ๆ ทำความเดือดร้อนให้กับผู้รับสมัคร นอกจากต้องมีอย่างครบถ้วนแล้ว เอกสารก็ต้องอยู่ในสภาพที่ชัดเจนด้วย ในกรณีทีถ่ายสำเนามา

รูปถ่าย

          รูปถ่ายที่ชัดเจนและดูดีจึงเพิ่มโอกาสให้กับผู้สมัคร การเลือกรูปถ่ายที่จะเกิดผลดีในการสมัครงาน โดยพิจารณาดังนี้ 
- พิถีพิถันในการเลือกร้านถ่ายรูป
- ไม่ใช้รูปถ่ายขนาดเล็กเกินไป โดยทั่วไปคือรูปถ่าย ขนาด 2 นิ้ว
- ไม่ใช้รูปที่ถ่ายไว้นานมาก
- จัดทรงผม เครื่องแต่งกาย ให้รูปดูดี
                 
การใช้ภาษา

- ภาษาที่ดีในใบสมัคร คือ ภาษาที่สุภาพ และเป็นทางการถูกต้องตามแบบแผน - มีผู้สมัครบางคนใช้ถ้อยคำภาษาในลักษณะเขียนเล่นซึ่งไม่เหมาะสม นอกจากความสุภาพแล้ว การใช้ตัวย่อ - ก็ต้องระมัดระวังไม่ใช้ตัวย่อที่เป็นการเฉพาะ  ซึ่งคนทั่วไปไม่รู้จัก มีคนเล่าให้ฟังว่า มีผู้สมัครเขียนอย่างย่อในช่องสถาบันการศึกษาว่า ม.อ.

- เขาบอกว่าพยายามนึกชื่อมหาวิทยาลัยทุกแห่ง นึกอย่างไรก็นึกไม่ออกว่าเป็นที่ไหน - สอบถามหลายคนจึงได้รู้ว่าเป็นตัวย่อของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ การใช้ภาษาอย่างถูกต้องเหมาะสม - เป็นการแสดงถึงความรู้และความสามารถในทางภาษาด้วย

ขายตัวเองให้เป็น

         การขายตัวเองให้เป็นคือ รู้จักแสดงความสามารถหรือจุดเด่นให้เป็นที่สนใจของผู้อื่น  มีการกรอกข้อความในช่องกิจกรรม ถ้ากรอกข้อความแต่เพียงว่าเข้าร่วมกิจกรรมในชมรมใดชมรมหนึ่ง กับการระบุตำแหน่งในชมรม เช่น เป็นประธานหรือเลขา เป็นต้น การระบุตำแหน่งจะมีความน่าสนใจมากกว่า ใบสมัครหลายแห่งจะมีที่ว่างในตอนท้ายก่อนถึงช่องให้เซ็นชื่อ ไว้สำหรับให้ผู้สมัครเขียนสิ่งที่น่าจะเป็นประโยชน์ต่อการพิจารณาปรากฏว่าผู้สมัครจำนวนมากเว้นที่ว่างนี้ไว้ โดยอาจจะตั้งใจให้ผู้พิจารณาได้พักสายตาก็เป็นได้ ซึ่งนับว่าน่าเสียดาย เพราะหากจะหาโอกาสขายตัวเองให้ได้ ในช่วงท้ายนี้จะมีประโยชน์ไม่น้อย  ความตั้งใจในการกรอกใบสมัคร และรู้จักทำให้ใบสมัครมีความน่าสนใจ เป็นการสร้างโอกาสที่เหนือกว่าคนอื่น  จึงไม่ควรมองข้ามความสำคัญของใบสมัครงาน กรอกใบสมัครงานอย่างดีเพื่อที่จะไม่ต้องกรอกใบสมัครงานหลายครั้ง